ビジネスや社内のやりとりでEメールは重要な手段です。コロナ禍でテレワークが当たり前になって会社以外でメールを確認しなければならないということも多いと思います。
外出先で会社のメールアドレスに届いたメールを、スマホやタブレットなどで確認する方法を3つ紹介します。
※以下で紹介する方法は各企業のコンプライアンス・セキュリティポリシーで許可されていない場合があります。設定する前に禁止行為でないかどうか事前に確認したほうが良いでしょう。
- スマホ・タブレットにメールアカウントを追加する
- Gmailを使う
- Webメールを利用する
スマホ・タブレットに付属するメールアプリにアカウントを追加する
iPhone,iPadなどiOSの場合
iPhoneの場合、標準でインストールされているメールアプリでにメールアカウントを追加することでiPhoneでもメールを確認することができます。
iOSのメールアプリでアカウントを追加する方法
設定アプリ
設定アプリから「メール」を選択
「アカウント」選択
アカウントを追加
その他を選択
メールアカウントを追加を選択
新規アカウントの入力
名前、メールアドレス、パスワードを入力
設定完了
Androidの場合
Androidの場合はメーカー、キャリアによってデフォルトでインストールされているメールアプリは異なるため、GmailやOutlookなどメールアプリを利用するのがおすすめです。
Gmailについては次の項で説明しています。
以下の記事ではおすすめのフリーメールを紹介しています
個人のメールアドレスを作成できるフリーメール 電話番号有無で比較
会社でOutlookを利用しているならOutlookアプリがおすすめ
会社でOutlookを利用している場合は同じOutlookアプリ（Microsoft Outlook）の方が使いやすいかもしれません。OutlookアプリはiOSでも利用可能です。
Outlookメールアプリを利用するにはMicrosoftアカウントが必要です。>>> Outlook.com
メールアカウントを設定する時に注意すること
メールの受信にはPOP3とIMAPという2つのプロトコル（方式）があります。
POPで受信する場合、「サーバーにメールを残す」という設定をしておかないと会社や別のPCで確認できなくなる場合があります。
（スマホの場合は初期状態でIMAPが選択されていると思います）
Gmailを使う
GmailはGoogleが提供しているフリーメールサービスです。無料ですが広告が表示されることもなく、最高水準のセキュリティ機能でフィッシングやマルウェア、迷惑メールから保護されます。
ビジネス向けの有料プランのGoogle Workspaceもあります。
Gmailでは外部のメールアドレスを設定することができるので会社のメールアカウントを設定することでGmailでもメールを確認することができます。
Gmailを使うメリット
- 複数の外部メールアドレスを設定できる
- 複数のGmailアカウントでログインできる
- 迷惑メールフィルタの精度が高い
- 添付ファイルの添付し忘れ防止機能がある
- 送信取り消し機能がある（時間の設定可能）
- 1アカウントで無料容量が15GBある
複数の外部メールアドレスを設定できる
Gmail以外のメールアドレスを複数設定できます。
※「メールアカウントの追加」はPOP方式のみです
複数のGoogleアカウントでログインできる
Gmailでは複数のGoogleアカウントでログインして一つの画面でメールを確認することができます。
迷惑メールフィルタの精度が高い
Gmailだと迷惑メールやフィッシング詐欺メールはほぼ自動的にフィルタリングしてくれるので安心です。しかし共用サーバーのメールサーバーなどは迷惑メールが多いと判断されるとスパム判断されてしまう場合もあります。
添付ファイルの添付し忘れ防止機能がある
他のメーラーでもありますが、メール本文に「添付」という言葉が入っていると「ファイルが添付されていないようです」とダイアログが出てお知らせしてくれます。
送信取り消し機能がある（時間の設定可能）
送信ボタンを押した後に「しまった！間違えた」と思った経験ありませんか？
Gmailには送信取り消しできる機能がついています。デフォルトでは「5秒」に設定されていますが設定画面で30秒まで設定可能です。
1アカウントで無料容量が15GBある
Googleアカウントで使える無料容量は15GBです。無料としては大容量なのである程度は容量の心配をせずに使えるのがいいところ。
但し、Googleアカウント全体の無料容量なのでGoogleドライブやGoogleフォトなど他のGoogleサービスの使用量も合わせた容量になります。
長くGoogleアカウントを利用していると容量が足りなくなりそう・・・となることも。
容量オーバーになってしまうと、Gmailで受信できなくなります！
容量制限が近くなったら古いメールを削除するやGoogleドライブ、Googleフォトを整理するなどのスペース確保が必要になります。
Gmailのデメリット
- 送信できる添付ファイルは25MBまで
- セキュリティには注意が必要（Googleアカウントの取り扱い）
送信できる添付ファイルは25MBまで
Gmailで受信できるメールの容量は50MBですが、送信できる添付ファイルは25MBまでとなっています。
エックスサーバーでは送信できるのは100MBまで、受信は制限なしとなっているのでそれと比べると少ないですね。
デザインデータなどをやり取りするときにはGoogleドライブやファイルストレージを利用する必要があります。
セキュリティには注意が必要（Googleアカウントの取り扱い）
Gmailのデータは128ビット暗号で暗号化されており強固なセキュリティになっていますが、不正アクセスやウィルス感染などを完全に防ぐわけではありません。
Googleアカウントが意図せず乗っ取られてしまった場合などはGmailのデータも盗み取られてしまう危険性があります。Googleアカウントと取り扱いには十分注意が必要です。
Googleアカウントの二段階認証を有効化することは、アカウント乗っ取りを防ぎます。
また公共の暗号化されていないWiFiなどは利用してはいけません。
Webメールを使う
殆どのレンタルサーバーにはWebメール機能が提供されています。サーバーで提供されているWebメールを使えば、外出先でもブラウザからアクセスが可能です。
Webメールのメリット
- アプリなどインストール不要ですぐに利用可能
- サーバーに直接アクセスしてメールを確認するので情報漏洩のリスクが低い
インストール不要ですぐに利用可能
Webメールはブラウザからアクセスするので専用のアプリをインストールしなくても、どの端末からでもメールボックスにアクセス可能です。
サーバーに直接アクセスしてメールを確認するので情報漏洩のリスクが低い
POP形式でのメール受信はメールを毎回ダウンロードします。
Webメールであればサーバーにアクセスしてメールを確認するので万一、PCやスマホを紛失しても情報漏洩となるリスクは低いです。
Webメールのデメリット
- ネットに繋がっていないとメールにアクセスできない
- 毎回ログインする必要がある
- 複数のメールアドレスはそれぞれログインして確認する必要がある
ネットに繋がっていないとメールにアクセスできない
Webメールの最大のネックはオフラインでメールが確認できないことです。
インターネット環境がないとメールの送受信はもちろん、既に受信したメールも確認することができません。
毎回ログインする必要がある
Webメールを利用するにはユーザー名（アカウント名）とパスワードでログインする必要があります。
ブラウザにログイン情報を保存することもできますが、パスワード等は厳重に管理する必要があります。
複数のメールアドレスはそれぞれログインして確認する必要がある
Webメールは1メールアドレスにつき1つの画面となるので、複数のメールアドレスのメールを確認したい場合は、それぞれログインして確認する必要があります。
レンタルサーバーのWebメールはRoundCubeが多い
RoundCubeは多機能なオープンソースのWebメールアプリで、レンタルサーバー各社で標準提供されてることが多いです。
IMAP方式のメールシステムで、アドレス帳やフォルダ分け、スレッド表示などOutlookなどのメールクライアントと同じように利用することが可能です。
エックスサーバー
エックスサーバー
で採用されているのもRoundCubeです。見た目が違うのはバージョンがちょっと古いせいでしょうか。
ColorfulBox
カラフルボックス
では「RoundCube」と「Horde」を採用していて好きな方を使うことができます。
まとめ
以上、外出先で会社のメールを確認する3つの方法を紹介しました。
複数メールアドレス、複数端末でメールを確認したいなら「Gmail」などメールアプリがおすすめです。
メールデータの安全性を重視するなら「Webメール」が良いでしょう。
ちなみに私はもう10年以上、10個以上のメールアドレスをGmail使って管理しています。
会社の規則などで外出先ではメールを確認するのは難しい場合もあるかと思いますが、利用できる場合はメールアプリやWebメールを上手に活用してビジネスチャンスを広げたいですね。
